この質問、時折頂きます。
確かに自動返信メールは、おしゃれで便利ですよね。
特に、土日や祝日に送られてきたメールに対して、自動返信メールにて一次対応をしておきたいという企業は少なくないでしょう。
電話では留守番対応が一般的なのに、なぜメールでは一般的になっていないのが不思議です。
■利用する前提として
まず、ここでの大前提として、
・利用するＲＰＡはマイクロソフトのアプリケーション
・無料で利用できるもの
ということにします。
具体的なツールとしては、「Power Automate」ということになるのですが、一言で「Power Automate」といっても、実はその中には「クラウドフロー（通称：ＰＡ）」と「Power Automate Desktop（通称：ＰＡＤ）」の２つがあります。
＜役割＞
・クラウドフロー ⇒ クラウドサービスとして提供されているものを単独、もしくは連携して自動化する
・Power Automate Desktop ⇒ パソコン上で動いているアプリケーションの自動化をする
となっています。
■では、どちらのツールを使えばいいの？
結論から言えば、「どちらでも対応可能」です。
ただ、一般的な話でいえば、「クラウドフロー」を利用すべきでしょう。
クラウドフローというのはどういったものか？を理解するのに少し時間が掛かる人もいらっしゃると思いますが、テンプレートとして用意されているものを使えば、簡単に設定できると思います。
ちなみに、クラウドフローにおいて、アプリケーションを「コネクタ」という単位で扱っているのですが、マイクロソフトのツール（OutlookやSharepoint等）のみを利用する場合、無料で出来る場合が大半です。
■ＰＡＤを利用する場合はどんな時？
ＰＡＤのアクションに「Outlook」というものがあります。
Outlook経由のメール送信や受信が可能です。
それだけならＰＡでも構わないのですが、本文にあるキーワードを抜き出して、それを他のアプリケーションやExcelにまとめて保存するといったことをしたい場合に利用することになります
こちらに関しては、編集にあたって深い知識が必要になってくるので、多くの人にとって独学でその日のうちにマスターするのは難しいと思います。
■まとめ
マイクロソフトの自動化ツールである「Power Automate」を使うことで、多くの業務において効率化が図れます。
２０２４年現在、一般的な会社で行われている業務の少なくとも２～３割程度は、自動化対象になるでしょう。
ただ、個人的に「自動化というのは一気に行うものではない」と思うのです。
新しいものを導入しようとすると、ほぼ必ず反対する人が出てきます。
特に高齢になるにつれて、適応力が落ちてきますから、今の方法を変えようとしないのです。
なぜなら、新しく覚えないといけないから！
「今の方法で何も問題がないのに、なぜ変えなくてはいけないのか？」と言い出す人もいるでしょう。
まあ、その気持ちも分かります。
私も昔働いていた企業で、何か新しいものを導入することになると、会議室に集められて勉強会があるのですが、よく分からないんですよね（苦笑）
スライドを見ながら説明されても、ピンとこない。
毎日の業務に忙殺されている中、どうしても後回しにしてしまいがちになります。
そのうち、「どうしても使わなくてはいけなくなった時に、分かる人に教えて貰おう」という流れになるのです。
その点、ＲＰＡによる自動化は、覚えることが少ないです。
そもそも、処理手順の簡略化・省略化ですから！
教えることとしては、
（例）
①このフォルダに処理対象のファイルを入れてください
②ＲＰＡツールを立ち上げて、このスタートボタンを押してください
③処理完了のメッセージボックスが開いたら、ちゃんと出来ているかどうかをチェックしてください。
④以上です。
まるで、電子レンジや乾燥機能付き洗濯機の使い方を教えるようなものです。
そうして、１つずつ社内の業務を手動から自動に置き換えていくことで、その便利さを体感して頂き、その適用範囲を広げていくというのが良いと思います。
近い将来、ＡＩの発展に伴い、ＲＰＡの汎用性が上がり、事務作業の８割以上が自動化されることになるのですから、今から少しずつ利用者側も慣れておく必要があると思います。