他の記事でも書かせて頂いた通り、RPAの多くは「１年間のライセンス制」になっています。
なので、2年目以降も継続して利用したいのであれば、再度同額の支払いが必要となります。
そして、そのライセンスには「ロボットの作成＆実行」と「ロボットの実行のみ」の２種類で構成されているものが多いです。
WinActorを例にとると、
ロボットの作成＆実行 ⇒ 約９０万円/１ライセンス＜税抜き＞
ロボットの実行のみ ⇒ 約２５万円/１ライセンス＜税抜き＞
といった感じです。
つまり、「ロボットの作成＆実行」ライセンスを１つ契約し、実際に実行しかしないPCに対しては、「ロボットの実行のみ」ライセンスを複数台分購入して使うということです。
そうすることにより、
ロボットの作成＆実行 ⇒ ９０万円 × １ライセンス
ロボットの実行のみ ⇒ ２５万円 × ３ライセンス
といった具合に、トータルを抑えた形で利用できることになります。
効率的なRPAの利用方法とは？
さて、今回の本題。
■１台のロボットの作成＆実行ライセンスで、どこまで何ができるのか？
RPAへの問い合わせで実際にあった例を挙げてみます。（弊社ではありません）
ここでは「A社」とします。
そのA社は、全国に支店を持つ物販系の会社でした。
毎日の売上データを本社の販売管理システムに打ち込んでいくという作業がありました。
その作業は、各支店ごとに任されており、１日の営業時間が終わったあと、従業員が手打ちしていて、ここにRPAを入れて自動化したいとのご要望でした。
そのために「RPAを１０ライセンス以上」購入を考えているという内容です。
これって、本当に１０ライセンス入れないとできないことでしょうか？
結論から言えば、恐らくそんなことはありません。
打ち込むための売上データがどのような形になっているのかで、話が変わってきますが。
例えば、店頭においてPOSなどで管理しており、そのデータをCSVファイルなどでエクスポートできるのであれば、対応は可能でしょう。
では、どうすれば良いのかというと、『共有フォルダを有効に使うこと』です。
各支店ごとに打ち込み作業をさせるのではなく、打ち込まなくてはいけないデータを、どこかの共有フォルダに入れるように指示し、そのフォルダにあるファイルを本社にあるRPAをインストールしたPCで一括処理してしまえばよいのです。
そうすれば、１台のRPAで事足ります。
データ共有の方法も、今ではいろいろなツールがありますよね。
・オンラインストレージと呼ばれる「BOX」や「Dropbox」といったツールを利用する
・「Office365」や「G Suite」についているオンラインストレージを利用する
・VPN（Virtual Private Network）を利用する
こういったものを上手く利用すれば、RPAのライセンスを追加で買うよりも、かなり経済的です。
上記は本社と支店という遠距離での話ですが、同じ建物内にある場合でも同じです。
RPAのロボット作成においては、「どこにある、どのファイルを処理するのか？」ということを指定してあげる必要があります。
つまり、そのフォルダに指定形式のファイルを格納できれば、処理はできるということです。
とはいえ、流石にメール添付で毎回送って貰うのは、容量の制限や手間といった問題、またメール受信者側が休みだったといったヒューマンエラーの可能性も出てきますので、避けたいところです。
社内ルールとして、「この処理は、平日毎日朝１０時に行います。それまでに関係部署の方は、必ず指定のファイルを指定の個所に保存しておいてください。」としておけば良いでしょう。
RPAの処理はタイマーの自動処理も出来ます。
たとえ万が一、出し忘れていた方がいても、手動にて後から追加処理もできますので、ご安心ください。