「DXを進めましょう」
「ペーパーレス化を」
そう言われ続けて何年も経ちますが、現場では今日も――
・ FAXで届く注文書
・ 手書きの申込書
・ 紙の依頼書
・ 押印済みの各種申請書
を、人が目で見て、キーボードで打ち込んでいるのではないでしょうか。
もしあなたが今、
・ 「紙からシステムへの入力が多すぎる」
・ 「人手が足りないのに、単純転記に時間を取られている」
・ 「入力ミスのチェックに追われている」
と感じているなら、この記事はまさにそのための内容です。
まだ紙処理が残る業界は、実はとても多い
「FAXなんてもう使っていないでしょ？」
と思われがちですが、実際には今も多くの業界で紙ベースの業務が残っています。
■ 産業廃棄物・建設関連
・ 排出事業者からのFAX依頼書
・ 手書きの数量・品目指定
・ 協力会社からの注文書
■ 医療・介護・福祉
・ 紹介状や各種申込書
・ 施設間のFAX連絡
・ 紙ベースの申請書類
■ 製造業・卸売業
・ 定型フォーマットの注文書
・ 手書き混在の発注FAX
・ 納期・数量変更の追記
どの業界も共通しているのは、
> 「フォーマットはだいたい決まっているが、紙で届く」
という点です。
そしてその結果、
・ 目視確認
・ Excel入力
・ 基幹システムへ再転記
という“二度手間・三度手間”が発生しています。
「OCRは精度が低い」というイメージ、まだありますか？
以前（ChatGPTといった生成AIが出る前）の文字読み取り技術は、
・ 手書きが読めない
・ かすれ文字に弱い
・ レイアウトが少しズレると崩壊
といった問題がありました。
そのため、
> 「結局、人間が全部直すなら意味がない」
という結論になり、導入を見送った企業も多いはずです。
しかし現在は、AIによる読み取り技術が大きく進化しています。
単なる画像認識ではなく、
・ 文脈を踏まえた推定
・ フォーマット単位での構造理解
・ 数字・単位の整合チェック
といったレベルまで到達しています。
完全自動ではなく、「現実的な自動化」を
ここで大切なのが、「Human in the Loop（ヒューマン・イン・ザ・ループ）」という考え方です。
これは近年、DXが進まない原因のひとつとして有識者からも指摘されている視点です。
多くの現場では、
- 100％自動化できないなら意味がない
- AIに任せるのは不安
- 結局、人が全部確認するなら今のままでいい
という発想に陥りがちです。
しかし本来のDXは、AIと人間が役割を分担する設計から始まります。
Human in the Loopとは、
- AIが下書きを作る
- 人間が最終判断をする
- ロボットが正確に作業を実行する
という構造です。
つまり、
「完全自動」か「完全手作業」かの二択ではないのです。
なぜ、この考え方が重要なのか？
紙やFAXの業務は、
- フォーマットはほぼ固定
- 入力項目も決まっている
- ただし手書きが混在する
という特徴があります。
ここで「100％自動化」を目指すと、
- わずかな読み間違いが問題になる
- システムに誤入力が流れるリスクがある
- 現場の信頼を失う
という結果になりがちです。
しかしHuman in the Loop設計なら、
- AIが大部分を読み取り
- 人が一瞬で確認し
- ロボットが正確に転記する
という流れが可能になります。
結果として、
- 作業時間は大幅に削減
- ミスは減少
- 現場の不安も解消
という、現実的な成果が得られます。
紙がなくならないなら、戦い方を変える
正直なところを言えば、取引業者さんなどに、「これからはWeb上の申込画面からお願いします。」としたいところでしょう。
しかし、それは現実的でないから、今も手書きのFAXが送られてきている訳です。
時代の流れとして、その数は減っていくでしょうが、完全になくなるのは、まだまだ１０年、２０年と掛かるでしょう。
ですので、紙がゼロになるのを待つのではなく、
> 紙を“そのまま入口”にして、自動化する。
それが現実的なDXです。
もし今、
・ 事務スタッフが疲弊している
・ 単純作業に優秀な人材を使っている
・ 入力ミスが経営リスクになっている
なら、一度ご相談ください。
「FAX書類自動入力サービス」は、
中小企業・現場主導のために設計された仕組みです。
手入力を続けるか。
仕組みに任せるか。
選べる時代になっています。
