RPAの事例『資料の自動作成』

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以下の文章は、「資料の自動作成」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」=クライアント、「R」=弊社 です。

 

C:RPAで資料を自動作成できる!って聞いたのですが、本当ですか?

R:そうですね、どのような資料かによりますが。

C:あっ、できるのですね!それは、まっさらなエクセルシートやパワーポイントに自動的に出来上がっていくようなものですか?

R:いえいえ、それは幻想です。現状のRPAは、数字やイラストの差し替えが自動で出来るレベルのものですから、何も素材がないところにゼロから作成は出来ませんし、自動で説明文が作成・挿入される訳でもありません。

C:やはりそうですか。では、巷で「RPAによる資料自動作成」というのは、どんなものを指しているのですか? というのが、実は今、毎週上司から売上に関する情報をグラフなどにまとめて提出するように言われているのです。

R:もっと具体的にお話して頂いてもよいですか?

C:はい、私の直属の上司が、毎週月曜日にある販売会議で使う資料を作って欲しいと申しておりまして。役員の人達はパソコンやマーケティングにも疎くて、そういった人達にも訴えかけれるような見栄えの良いものチャチャと作って欲しいと。

R:チャチャっとですか。大変ですね(苦笑)

C:はい、本当に。自分達でエクセルシートにまとめられている数字を見れば良いのに、ご年配の役員とかは、やはり紙でまとまったものが見たいそうでして。
気持ちは分かるのですが、そんな手の込んだものを毎週作っている時間なんてないじゃないですか!なので、RPAでそんなものが出来たらなぁと思ってのです。

R:なるほど。それであれば、良い方法がありますよ。

 


■■■RPA導入に当たって■■■

R:確認ですが、そのエクセルシートには、売上に関するいろいろなデータがまとまってあるのですよね?

C:はい、毎日、誰が、何をどのくらい売ったのか、事細かに記されています。社内の基幹システムと連動していまして、基本はそこからエクスポートしたものになっています。

R:それは貴重なデータですね。

C:はい、でもその分、量がとても多くて。

R:ここからは私の提案ですが、エクセルシートの機能である「ピボットテーブル」を使ってみてはいかがですか?

C:ピボットテーブル? それは何ができるのですか?

R:簡単に言えば、エクセル上のデータを様々な形のグラフに視覚化できる素晴らしい機能なんですよ。

C:あー、関数とかマクロとかそういったものですか? 使いこなすのが大変そうですね(苦笑)

R:いえ、関数もマクロも必要ないですよ。単純にクリックしていくことでデータの組み合わせていくだけで、かなり出来ますから、慣れの問題です。

C:はぁ、でもそれを毎回操作してグラフ化していくのですよね?

R:いえいえ、そこはRPAの出番です! おおもとの売上のデータを打ち換えて更新すれば、自動的にそれがグラフに反映される仕組みになっているので、その「転記」の部分をRPAにやらせることで、即座に完了です。

C:へぇ、ちなみにその「ピボットテーブル」って、どんな感じになるのですか?

R:グラフ1つとっても、かなり細かく調整できるので、「どの部分を強調したいのか?」が大事になってきます。参考までに手持ちの画面をお見せします。

C:凄い!これって本当にエクセルについている機能なのですか?別途お金が掛かるのでは?

R:いえ、エクセルのバージョンによって、機能の差はありますが、エクセルがインストールされていれば、大丈夫ですよ。

C:そうなのですね。ちなみに、説明文も自動的に付けることはできないのですか?

R:うーん、残念ながらまだその機能はありません。RPAを使えば、特定の数値が規定の値を超えた場合、事前に用意した文章を張り付けるということはできますけど。
それでも、元の文章は人間が考える必要がありますからね。

そういえば、今、テレビ局や新聞社などではそういった文章自動作成のソフトウェアが入っているそうですから、RPAもレベル2が本格化してくると出来るようになるでしょうね。

C:それは楽しみですね!