RPAの事例『勤怠管理の申告チェック』

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以下の文章は、「交通費精算のチェック」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」=クライアント、「R」=弊社 です。

 

 

R:御社では勤怠の管理などは、どうされているのですか?

C:勤務時間については、各スタッフがオンラインの勤怠管理システムを使って、自己申告して貰っています。

R:そうですか。その申告時間についてのチェックはされていないのですか?

C:もちろん、行っていますよ。弊社のスタッフは、各自入退室用のカードを持っていますので、そのデータと照らし合わせています。

R:その照らし合わせの作業は、誰がどのようにされているのですか?

C:担当部署の人が、オンラインの「勤怠管理システムの集計シート」と「入退室データ」を照らし合わせ、目視にて確認しています。

R:なるほど。それを毎日されているのですか?

C:いえ、毎日ではないです。一週間ごとにまとめてという感じですね。スタッフの人数も50人ちょっとなので、そのくらいのペースでさばけています。

R:ちなみに、もし「申請データ」と「入退室のデータ」が一致しない場合には、どうされているのですか?

C:ご本人にメールにて確認をお願いし、申告ミスであれば修正して貰っています。

R:結構手間のかかる作業ですね?

C:まあ、仕方がないですね。

 


■■■RPA導入に当たって■■■

R:RPAで自動化したらどうですか?

C:えっ、できるのですか?

R:その2つの画面を見ていないので、100%できるとは言えませんが、恐らくは、可能だと思います。

C:でも、交通費と異なり、数字がピッタリという訳にはいきませんよ。残業代などは、5分刻みでの支払いになっているので、その点も調整できるのですか?

R:つまり、「18時13分」退社の場合、「18時10分」退社として計算するということですよね?

C:はい、その通りです。

R:その程度であれば、充分に対応可能です。

C:へぇー、凄いですね! でも、スタッフの人に申告ミスを伝えることまでは出来ませんよね?

R:いえ、メールで宜しければ可能ですよ。もちろん、事前にスタッフの方のメールアドレス一覧をエクセルなどで作っておく必要はありますが。

C:それは助かります。毎週事務の女の子が半日かけてやっているので、その作業が無くなると、他の仕事を任せることが出来るようになりますから!