宅配で有名な会社のRPA導入話。
RPAを導入するにあたり、まず担当者が考えたことは、
「どこのどの処理をRPAに任せるのか？」ということだそうです。
社内全体を見渡した場合、他部署との関わりが大きな作業は、基本、情報システム部などが先導し「システム」として構築。
その部分を省いて残る個所、且つ自動化することにより、時間削減・ミス削減が見込めるものにRPAを適用したといいます。
さて、日本国内においてもRPAを導入した会社は多くなってきました。
その先人達の失敗も考慮に入れておくことは、大変有益なことでもあります。
ここで採用されたルールをご紹介しましょう。
RPA導入で気を使ったこと
１．ブラックボックス化させない
ブラックボックスというのは、中身が見えない箱のことです。
ここで言えば、自動化された作業の中身が分からない状態のことを指しています。
RPAを使って手あたり次第自動化させて、その自動化された作業の内容は、当時のRPA担当者しか知らない。
RPA担当者も「手あたり次第、言われるがままにロボットを作ったので、内容は正確に把握していないよ。」といい、数年も経てば当時の担当者も退職し、もう社内でいくつのロボットが稼働していて、何をどうしているのか分からないというのはありがちです。
本来、ドキュメント化（書類化）しておくべきなのですが、誰もチェックしていないとそのままになりがちですよね。
そもそも、日本の企業において、RPAを入れていなくても、一部業務がブラックボックス化している会社も多いでしょうから。
冗談はさておき、ブラックボックス化している状態で、仮に新しい経営者が社内システムの統合をやろうとすると、業務を止めずに全体を把握するのに、とんでもなく時間と手間が掛かるのは想像に難くないと思います。
そんな訳で、システム化において「ブラックボックス」というのは、本当に厄介なのです。
２．承認行為は必ず人が行い、RPAによる自動承認行為は絶対にさせない
この文章だけを読むと当たり前のような気がしますが、承認行為が形骸化している会社も少ないないでしょう。
承認のフェーズがいくつもあり、万が一担当者が不在だと、そこで数日フローが止まる。
そして、納品を急いでいるお客様から「あれほど急いでいると言ったのに、何やっているんだ！」と営業担当者が怒られる。
そんな景色が日本各地で毎日のように起こっていると思います（苦笑）
日本は特にハンコ社会・稟議書好きですから、どこの会社も好んでこういったシステムを導入していますが、もし自動承認行為をしても問題が出ないのであれば、それはもう社内システムの見直しをすべきでしょう。
承認者の数を減らすとか、パラメーターの数値で機械に判断させ、次のフローに流すようにするとか。
それにしても、日本人なら誰でも知っているような大きな会社ですら、事前にこんなルールを作らないといけないというのは驚きです。
逆に言えば、従業員数が多くなると、一定数当たり前のことを当たり前にしない人が出てくるということなのでしょう。
そのためにも敢えて明文化しておくというのは、案外重要なことなのですね。