皆さん、日常の業務において、「画面の動画撮影」機能を使っていますか？
そういう私も昔は全然使っていなかったのです。
なんだか敷居が高そうだし、面倒くさい気がしていて。。
ちなみに、Windowsの機能にも、PowerPointの機能としても、画面を動画として撮影する機能があるのです。
私はデスクトップの画面自体も撮影したいので、PowerPointの方を好んで使っています。
まずは、表題の「RPAによる自動化において」というのはどういうことか？を説明致します。
私が利用することが多いのは、
１．ＲＰＡのフロー（ロボット）の動きを確認する時
２．メールで説明しようとするのが難しいと感じる時
１．ＲＰＡのフロー（ロボット）の動きを確認する時
ＲＰＡの動きが速いということもあり、テスト時に見落とす場合があります。
その際に再度ロボットを最初から動かし直すというのは、かなり手間なので、保険の意味でも動画撮影を一緒にしておくことが多々あります。
２．メールで説明しようとするのが難しいと感じる時
弊社のユーザー様から、ＲＰＡについての質問を時々頂きます。
簡単な操作方法で解決する場合であれば、画面キャプチャ画像を切り取って、テキスト文に補足する形で用が足ります。
しかし、複雑な場合には、画面を撮影しながら解説音声も入れて、それを弊社が契約している動画サイトにアップし、関係者しか見えないようにしたリンクをメールに付けてお送りしているのです。
動画撮影を始めた当初は、自分の声が画面から聞こえてくることに少々気恥ずかしさがありましたが、その有用性には敵いません。
絶対利用すべきです！
次が本題です。
皆さんがRPA自動化において、動画撮影機能を使うべき理由
弊社では、外注のご依頼を頂く際に、よく「要件定義書をまだ作成されていないのであれば、実際の操作を動画で頂けませんか？」とお願いしています。
これには、いくつかの理由があります。
１．一般の人が完璧な要件定義書を作成するのは、とても難しいし、作成に時間が掛かりすぎる
レベルの高い要件定義書を作成するスキルというのは、ＩＴ業界でも高く評価される能力です。
そういった教育や訓練を受けていない未経験の人が行うというのは、そもそも無理ゲーとも言える訳です。
なので、極力簡単かつ短時間に伝えたいことを伝えられるツールを使うべきです。
２．ロボット作成者と依頼者で齟齬がなくなる
一般的なプログラミングでは、まだ形の無いものを形にしていくことが多いため、動画撮影は物理的に難しいことが多いです。
しかし、ＲＰＡによる自動化の場合、今やっている作業を自動化することが多いので、動画撮影自体は、物理的にすぐ出来ることが多いです。
RPAツールで完全に手作業（マウスとキーボード）そのままの動きを再現するのは難しい場合がありますが、スタートとゴールがハッキリ分かっていれば、「出来上がったものが希望と違う！」ということは起きません。
それをドキュメントのやり取りだけでやろうとすると、途中の作業が抜けていたり、出来上がったものが希望と違うといった形で、手戻りが多くなったりとトラブルの原因になるのです。
実際、システム会社と大企業で裁判沙汰になっているニュースはよく見かけますね。
３．ブラックボックス化を避けられる
ＲＰＡによってその業務を自動化し、数年も経過すると、社内の誰も手作業でのやり方を知っている人がいなくなることがよくあります。
いわゆる「ブラックボックス」の出来上がりです。
PowerAutomateは、マイクロソフト側のサーバーやインターネット回線が繋がっていないと使えないサービスです。
そのため、どこかでトラブルがあると、ＲＰＡ自体が使えなくなるのです。
すぐ復旧すれば良いですが、それが保証されている訳ではありません。
復旧までのんびり待てる状況であればよいですが、急いでその処理をしなくてはいけない時に、手作業時の解説動画が役に立つのです。
書類でまとめておく方法もありますが、まとめるのにも膨大な時間が掛かりますし、読み解くのにも時間が掛かるものです。
普通の人にとっては、その場しのぎとして、動画を見ながら同じ操作をするというのが、一番早いでしょうね。
ですので、動画撮影時には、業者に向けて撮影するのではなく、「トラブル時の手作業による対処方法」として、自社の後輩に向けて説明するつもりで行うのが良いです。
４．作成側がロボットを作りやすい
これは完全に私共の都合です。
頂いた動画を１つの画面に映しながら、一時停止してはロボット作成画面にてアクションに落とし込んでいく。。
その繰り返しでロボットを作っていくのが、一番効率が良いのです。
もちろん、条件分岐が入る箇所は、別途エクセルやワードにでもまとめて頂きたいですが、大筋でご依頼と間違うことが無くなるので、大変助かるのです。
以上の理由により、双方にとって大きなメリットがあることがお分かり頂けたかと思います。
文書で依頼内容をまとめようとすると、画面をキャプチャしたりとかなり手間と時間が掛かります。
一方、動画であれば、ワンテイクで撮影可能です。
時間にすれば、文書だと５時間以上掛かるところが、動画撮影であれば１５分もあれば終わるでしょう。
動画撮影はとても簡単ですので、ぜひ一度試してみてください！
