以下の文章は、「メール一斉送信を予約」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」＝クライアント、「R」＝弊社 です。
R：毎月、社内に通知していることってありませんか？
C：えっ、もちろんありますよ。
R：どんな内容ですか？
C：勤怠の申請締め切りとか、交通費の申請締め切りとかのリマインドメール（思い出し喚起）ですね。。あとは、入居しているビルのメンテナンス日もあるかな。
R：なるほど。現状ではそういった通知をどうやって行っているのですか？
C：今は社内のメーリングリストがあるので、それで一斉送信しています。
R：では、毎月いつにはこの内容のメールを送る！といったことを決めているのですね？
C：はい。なので、忘れないようにカレンダーにいつも書き込んだりしています。
R：もしその日になんらかの理由で休む時には？
C：その時には他の人に代行でお願いしていますけど。
R：そうなんですね。もし、該当の期日になったら、自動的にメールが送られるとしたら、便利よくないですか？
C：もちろんです。そうしたら、代わりにお願いすることもなければ、他の仕事にかまけて失念することもなくなり楽になりますね。
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■■■RPA導入にあたって■■■
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C：社内一斉メールは、RPAのスケジュール機能で行うのですか？
R：それも可能です。個人的には、これもエクセルシートを利用した方が利用の幅が広がると思います。
C：というと？
R：RPAの機能の１つ、「条件分岐」と「日付取得」というものを使います。「日付取得」といのは、本日の日付を取得するものです。
C：あっ、なんとなく分かってきました。その分岐の「条件」というのが、指定の日と合致したら・・・ということですね？
R：そうです！毎日、RPAのチェックを走らせることで、もし「送信予定日」の日付と「本日の日付」が一致した場合には、自動で指定の宛先にメールが送信されるという仕組みです。
C：へぇ。もし、日付が一致しない場合には？
R：もちろん、何も起こりません。
C：あれっ、でもこれって、通常メールの送信予約にも使えませんか？
R：おっ、いいところに気が付きましたね。その通りです。なので、手が空いている時にメール設定をしておくことで、仕事の負荷分散も図れますね。なかには顧客の「誕生日お祝いメール」を忘れないように配信するために、利用している保険会社さんもありますね。