『RPA』のQ&A

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「ホワイトカラーの仕事を自動化するツール」であるRPAですが、もちろん万能という訳ではありません。
よく受ける<質問>と<回答>を挙げてみます。

 

何でも自動化できるの?

⇒(回答)PC上の反復作業のみです。

創造性が必要となる「メールの文章を考える」といった、ゼロから1を作るようなことは、まだできません。(事前に用意した本文をメール文中に貼り付けるということは可能です)

とはいえ、利用するアプリケーションを問わず、「キーボード」と「マウス」操作を行うことができる為、自動化できる範囲はとても広いです。

既に、世の中には自動化のツールは数多くありますが、他にないRPAの特筆すべき点としては、アプリケーションをまたいで一連の作業を自動化出来る点です。

例えば、アプリケーションAで定型資料作成し、その資料をOUTLOOKで指定の相手に、事前に用意した定型本文を貼ってメール送信するといったことまで、ワンクリックで行うことが可能になります。

また、一連の作業のうち、1~10まで全てを自動化できない場合でも、仮に4~9までを自動化することが出来れば、多大な時間と人件費の節約に繋がることは少なくありませんので、RPA導入の個所を分けて考えることも大事です。

 

 

誰でも簡単に使えるの?

⇒(回答)使いこなすには、プログラミングの素養が必要です。

出来上がった「ロボット」を使うのは、もちろん誰でもできますが、そのロボットを作成するハードルは低くありません。

RPAツールの販売会社はこぞって、「ノンプログラマー(プログラマーではない人)でも、利用できます!」と謳っていますが、単にプログラミング言語を覚えなくてもよいだけです。もちろん、この部分の負担軽減効果が、とても大きいのは間違いありません。

しかし、プログラミングの工程における「コーディング」以外の部分の知識はやはり必要で、最低限、フローチャート図が描けないようだとRPAツールも使えません。

ただ、ちゃんとした講師と教材から学べば、数十時間である程度のRPAロボットであれば、自分ひとりで作れるようになれます。(ノンプログラマーが、独学や巷の集団ハンズオンセミナーに通っただけで、社内運用に耐えられるレベルのロボットを作成できるようになるのは難しいと感じます。)

 

 

片手間で導入できるの?

⇒(回答)(ロボットの作成・運用を外注しないという話であれば)専任の人、もしくはプロジェクトを立ち上げる必要があります。

それぞれの部署にRPAソフトを配って、後は自主性に任せる!といった導入をして高い買い物になった会社は数知れず。

RPAはまだまだ発展途上であり、書籍はもちろんインターネットにさえ、操作方法やトラブル対応に関しての十分な情報が出回っていません。(もちろん、マニュアルの類はありますが、単に各機能の説明に終わっている場合がほとんどです。)

そんな状態ですので、通常の業務がありながら、空いた時間にお金もかけずに独学でRPAを勉強/ロボット作成もする!というのは、現実的ではないと言えます。

RPAのロボットは「作ったら終わり!」ではないため、個人利用ならともかく、社内業務の自動化を目指す際には、それなりの環境を用意する必要が出てくると思います。

 

 

導入費用の元はすぐ取れるの?

⇒(回答)導入するRPAツールと自動化作業の内容によります。

多くのRPAツールは、年間契約になっています。日本三大RPAツール(WinActor, UiPath, BizRobo!)と呼ばれる知名度のあるRPAツールを複数台で稼働させるとなると、毎年数百万円~もの費用が掛かってきます。

それだけの人件費削減/業務効率化が期待できるのか、充分な検討が必要です。中小企業において、日本三大RPAツールを採用して、充分なコストパフォーマンスをあげるのは難しいと考えます。

逆に言えば、RPAツールのライセンス料を極めて安く抑えることが出来れば、ほとんどの企業において、導入費用の元はすぐに取れるでしょう。

もちろん、RPA導入に必要なのはRPAツールだけでなく、インストールするためのPC購入やスタッフの教育費用も考慮しておく必要はあります。

 

 

メンテナンスは不要なの?

⇒(回答)頻度はともあれ、メンテナンスは必ず必要となります。

同じ自動化でも、Excelのマクロ(VBA)のように、一度完成したものは「ほぼメンテナンスフリー」とはいきません。

RPAツールで自動化のために作られたロボットは、想定外のことが起こると、エラーとなって作業が止まります。エラーが発生する度に、それに対応するべく設定変更をしたり、「例外処理」を付け加えたりしながら、運用していくことになります。

ロボットの作り方によっては、Windowsの大型アップデートや、ホームページのレイアウト変更といった、こちら側の都合ではない環境変化にも対応していく必要があります。

また、現在主流のRPAツールは、PCにインストールして利用するタイプのものです。ですので、PC自体のメンテナンスも考慮する必要があります。

 

 

RPAは複数台導入しないと効果が無いの?

⇒(回答)RPAの使い方によります。

社内においてVPNやオンラインストレージを上手く利用すれば、本社だけなく支店の作業までもRPAがインストールされた僅か1台のPCだけで処理でき、多くのルーチンワークを自動化できるでしょう。

むしろ、導入当初は1台入れてみて、「どこまで自社の業務にRPAが適用できるのか?」、「どれほどの費用対効果が見込めるのか?」といった様子を見るくらいの方がよいでしょう。

その中で、RPAのパソコン稼働率が70%を超えるようになったら、もう1台追加するといった運用方法で良いと思います。

 

ロボットは専門の人に作って貰えばよい?

⇒(回答)会社の規模や業務内容によります。

社内の特定業務において、非常にボリュームがあり、そこだけでもロボットで自動化されるなら、充分に元が取れる!というのであれば、外注してRPAロボットを作成・保守をして貰うのも良いと思います。

しかし、社内にある業務を沢山自動化したい!という場合には、自分達でRPAロボットを作れるようになっておいた方が良いでしょう。

もし事務スタッフの人に「時間的余裕」と「勉強の意思」があるようであれば、RPAツールの操作方法を学んで頂くことは、会社にとって大きな資産になりえると思います。

逆に、それほど自動化対象の業務自体がなく、社員の入れ替わりも少なくない職場であれば、外注の方が良いと思います。

 

 

小規模な会社では、RPAは不必要?

⇒(回答)RPAツールの選択を間違えなければ、小規模な会社でもRPAは有益です。

ポイントは会社の規模ではなく、自動化によりどれほど時間を節約できるか?です。

少人数の会社でも、多くの顧客を抱えている場合、事務作業にかなりの時間を取られていることは珍しくありません。

実際、一人や二人で経営している事務所でも、RPAを利用しているところは結構あります。

ただ、高額なRPAツールでは、コスト的に見合わないので、自社にあったものを厳選する必要はあります。

 

具体的には、何を自動化すればいいの?

⇒(回答)ストレスを感じている作業を集めてみましょう。

実際の現場において、こちらから「こういったこともRPAで自動化出来ます!」という提案をすることもありますが、お客様の琴線に触れることは少ないです。

それよりも、その会社独自の”不満を感じている作業”を自動化することにより、とても喜んで頂くことが多いです。

たとえば、

「毎月、既存のお客様にお送りしなくてはいけない資料があるが、作成はもちろんメール送信にも手間と時間が掛かっている。また、過去に資料を間違ったお客様にお送りしたことがあり、面倒な作業だと感じている。」

「資料作成の為、毎月社内DBから指定ファイルを複数ダウンロードするのだが、ファイル数も多いため、パソコンの前で待っている時間が長く、とても非生産的だと感じている」

等々、こういった意見がないか?を、社内で実際にパソコンを長い時間触っている方から、直接集めるのが良いと思います。

 

RPAを上手く導入できれば、具体的にどう変わるの?

⇒(回答)一番よく言われるのは、次の3つです。

1.業務効率化(今より少ない人数でも会社をまわせる)

2.人件費の削減(残業削減・単調作業の無人化)

3.ヒューマンエラーの撲滅(読み間違い・打ち間違いが無くなる)

 

RPA導入企業の感想を挙げると、

・残業を大幅に減らすことが出来、経費を節減できた!

・単調な仕事からの解放により、従業員のモチベーションがUPした!

・今まで3人で行っていた事務処理を1人で行えるようになり、人手が足りない他部署へ人を配置転換できた!

・属人化された事務処理を減らすことが出来、より強固なチームになった!

・ツギハギになっている非効率な業務を見直す機会となった!

・時期により偏りのある仕事も、時間内に終わらせることが出来るようになった!

・退職や異動による引継ぎが簡単になった!

・ダブルチェックをしていても出ていた入力ミスが無くなった!

・社内で利用しているシステムの使いづらさに対して、RPAを利用することで安く改善できた!

・少ない人数でも業務をまわせるようになり、新型コロナ発生以降の出社制限に対応しやすくなった!

・顧客への即対応が可能になり、顧客満足度が向上した!

 

以上、RPAにはこのようなメリットがあり、会社はもちろん、社員をも幸せにするツールなのです!