以下の文章は、「請求書の自動発行」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」＝クライアント、「R」＝弊社 です。
R：御社において、請求書はどのように作成されているのですか？
C：請求書ですか？ 弊社では昔からずっと使っているエクセルで作られた「請求書ひな形」があるのです。
R：では、その請求書ひな形を使って、1通ずつ請求書をされているのですね？
C：はい。
R：請求書に打ち込むためのデータというのは、どこから？
C：これも社内に「売上管理表」という名前のエクセルがあるので、そこの数字を見ながら、「請求書ひな形」に打ち込んでいます。
R：いわゆる手作業で行っているのですね。
C：はい、そうですね。数字の入った大事な書類となるので、常に２人１組で「売上管理表」の数字と違っていないか、ダブルチェックもしていますよ。
R：それは結構時間と手間が掛かっていますね。
C：確かに。作成後はさらに１枚ずつプリントアウトしていきますから、トータルでは相当人と時間をつかっていますね。
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■■■RPA導入にあたって■■■
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R：再度確認ですが、元データがあり、請求書のひな型がある訳ですね？
C：はい、その通りです。
R：請求書ひな形に入力した後は、それを１枚ずつプリントアウトもしているのですね？
C：はい。全部で毎月２００社以上のお客様にお送りしているので、それにかなりの時間をとられています。
R：特に数字が入っていて、間違いが許されない大事な書類ですから、かなり神経もつかうでしょう。
C：そうなんですよ！一人でやるとどんなに注意を払っていても、転記間違いが起こる可能性があるので、嫌になります（苦笑）
R：そういった作業こそ、RPAで自動化すべきだと思います。
C：ちなみに、請求書のひな型に打ち込んだあと、そのファイルはどうなるのですか？そのまま破棄されるのですか？
R：破棄もできますが、１ファイルずつお客様名をつけて保存することができますので、ご安心ください。
C：いいですね。あと、その保存されるファイルは、エクセル形式ですか？
R：これもご希望に合わせれます。エクセル形式でも大丈夫ですし、PDFへの変換もできます。