以下の文章は、「交通費精算のチェック」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」＝クライアント、「R」＝弊社　です。

 

 

R：御社では勤怠の管理などは、どうされているのですか？

C：勤務時間については、各スタッフがオンラインの勤怠管理システムを使って、自己申告して貰っています。

R：そうですか。その申告時間についてのチェックはされていないのですか？

C：もちろん、行っていますよ。弊社のスタッフは、各自入退室用のカードを持っていますので、そのデータと照らし合わせています。

R：その照らし合わせの作業は、誰がどのようにされているのですか？

C：担当部署の人が、オンラインの「勤怠管理システムの集計シート」と「入退室データ」を照らし合わせ、目視にて確認しています。

R：なるほど。それを毎日されているのですか？

C：いえ、毎日ではないです。一週間ごとにまとめてという感じですね。スタッフの人数も５０人ちょっとなので、そのくらいのペースでさばけています。

R：ちなみに、もし「申請データ」と「入退室のデータ」が一致しない場合には、どうされているのですか？

C：ご本人にメールにて確認をお願いし、申告ミスであれば修正して貰っています。

R：結構手間のかかる作業ですね？

C：まあ、仕方がないですね。

 

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■■■RPA導入に当たって■■■
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R：RPAで自動化したらどうですか？

C：えっ、できるのですか？

R：その２つの画面を見ていないので、１００％できるとは言えませんが、恐らくは、可能だと思います。

C：でも、交通費と異なり、数字がピッタリという訳にはいきませんよ。残業代などは、５分刻みでの支払いになっているので、その点も調整できるのですか？

R：つまり、「１８時１３分」退社の場合、「１８時１０分」退社として計算するということですよね？

C：はい、その通りです。

R：その程度であれば、充分に対応可能です。

C：へぇー、凄いですね！　でも、スタッフの人に申告ミスを伝えることまでは出来ませんよね？

R：いえ、メールで宜しければ可能ですよ。もちろん、事前にスタッフの方のメールアドレス一覧をエクセルなどで作っておく必要はありますが。

C：それは助かります。毎週事務の女の子が半日かけてやっているので、その作業が無くなると、他の仕事を任せることが出来るようになりますから！