RPAの事例『請求書添付メールの一斉送信』

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以下の文章は、「請求書添付メールの一斉送信」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」=クライアント、「R」=弊社 です。

 

R:最近では請求書を郵送ではなく、メール添付で送るところも増えてきましたね。

C:そうですね。紙代、インク代、そして切手代も馬鹿になりませんから。弊社としても、そのコストを省くことにより、お客様により安くサービスを提供することに使いたいと考えていますから。

R:なるほど。確かにその方がお互いにとってメリットがありますね。

C:はい。ただ、、

R:ただ?

C:お金が掛からないのは良いのですが、毎月数百件のお客様にPDF化した請求書を送らなくてはいけないので、それはそれで大変なのです。

R:数百件とは多いですね!自分としては、それだけ多いと添付するPDFファイルを間違ってしまいそうです(苦笑)

C:いや、それ笑いごとではないんです。実際にそういったインシデントが立て続けに起こって、社内でも問題になったのです。

R:そうなんですか!最近はどこも個人情報保護でうるさいですからね。

C:本当にそうなんです。なので、それ以来、メール送信の際には2人1組でお互いにチェックしながら送るようになりました。それでミスは減りましたが、1通送るのに、凄く時間が掛かるようになってしまって。。

R:まあ仕方がないですね。昔と違って間違ったものを送ってしまうと、相手によってはおおごとする人もいますから。

C:そうなんですけど。なので、未だに2人でメール送信をしていても、いつも送信ボタンを押す時には、なんとも言えない緊張感がありますね(汗。 これってRPAで何とかなりませんか?

 


■■■RPA導入にあたって■■■

 

R:RPAでは、メール送信も自動化できます。添付も出来ます。

C:やはりそうですか。しかし、出来そうな気はしますが、どうやって複数の添付ファイルを認識するのですか?

R:やり方はいくつかありますが、後からの変更も考えると、エクセルシートを利用する方法が良いのではないかと思います。

R:例えば、1ユーザーに対して、「メールタイトル」、「メール本文」、「添付ファイル(パス指定)」、「宛先メールアドレス」、「CCに入れるメールアドレス」といったことを入力しておきます。

R:もし、ユーザーが200人いれば、200行(ヘッダーを入れると201行)ということになりますね。

C:なるほど。RPAはエクセルシートの情報を読み込んで、1つずつ処理していく訳ですね。ちなみに、「添付ファイル(パス指定)」というのは、どういうことですか?

R:通常、1つのフォルダに請求書PDFが複数入る形になると思います。御社の場合、請求書名はどうされていますか?

C:当社では、例えば「株式会社ABC様」に送る場合、「7月分請求書(株式会社ABCさま)」という名前にしてPDF化しています。

R:パス(Path)というのは、PC内のどこにそのフォルダ・ファイルがあるのか?を指し示すものです。C:\Users\5robots\Desktop\7月分請求書(株式会社ABCさま).pdf といった感じになります。

C:そうなんですね。それにしても、メール本文もお客様毎に違うものが送れるのっていいですね!

R:はい、毎回同じものでも構いませんし、年末などであれば、エクセルシートの「メール本文」を書き換えて、一年のお礼メールにしても大丈夫ですよ。