RPAの事例『メール一斉送信を予約』

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以下の文章は、「メール一斉送信を予約」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」=クライアント、「R」=弊社 です。

 

 

R:毎月、社内に通知していることってありませんか?

C:えっ、もちろんありますよ。

R:どんな内容ですか?

C:勤怠の申請締め切りとか、交通費の申請締め切りとかのリマインドメール(思い出し喚起)ですね。。あとは、入居しているビルのメンテナンス日もあるかな。

R:なるほど。現状ではそういった通知をどうやって行っているのですか?

C:今は社内のメーリングリストがあるので、それで一斉送信しています。

R:では、毎月いつにはこの内容のメールを送る!といったことを決めているのですね?

C:はい。なので、忘れないようにカレンダーにいつも書き込んだりしています。

R:もしその日になんらかの理由で休む時には?

C:その時には他の人に代行でお願いしていますけど。

R:そうなんですね。もし、該当の期日になったら、自動的にメールが送られるとしたら、便利よくないですか?

C:もちろんです。そうしたら、代わりにお願いすることもなければ、他の仕事にかまけて失念することもなくなり楽になりますね。

 


■■■RPA導入にあたって■■■

 

C:社内一斉メールは、RPAのスケジュール機能で行うのですか?

R:それも可能です。個人的には、これもエクセルシートを利用した方が利用の幅が広がると思います。

C:というと?

R:「請求書添付の一括メール一斉送信」の応用版と言えるかもしれません。違うのは、「送信予定日」の列を追加するのです。

C:2019/05/18といった具合に?

R:そうです!毎日、RPAのチェックを走らせることで、もし「送信予定日」の日付と「本日の日付」が一致した場合には、自動で指定の宛先にメールが送信されるという仕組みです。

C:へぇ。もし、何も予定が無い場合には?

R:もちろん、何も起こりません。

C:あれっ、でもこれって、通常メールの送信予約にも使えませんか?

R:おっ、いいところに気が付きましたね。その通りです。なので、手が空いている時にメール設定をしておくことで、仕事の負荷分散も図れますね。