RPAの事例『請求書を自動発行(PDF化)』

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以下の文章は、「請求書の自動発行」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」=クライアント、「R」=弊社 です。

 

R:御社において、請求書はどのように作成されているのですか?

C:請求書ですか? 弊社では昔からずっと使っているエクセルで作られた「請求書ひな形」があるのです。

R:では、その請求書ひな形を使って、1通ずつ請求書をされているのですね?

C:はい。

R:請求書に打ち込むためのデータというのは、どこから?

C:これも社内に「売上管理表」という名前のエクセルがあるので、そこの数字を見ながら、「請求書ひな形」に打ち込んでいます。

R:いわゆる手作業で行っているのですね。

C:はい、そうですね。数字の入った大事な書類となるので、常に2人1組で「売上管理表」の数字と違っていないか、ダブルチェックもしていますよ。

R:それは結構時間と手間が掛かっていますね。

C:確かに。作成後はさらに1枚ずつプリントアウトしていきますから、トータルでは相当人と時間をつかっていますね。

 


■■■RPA導入にあたって■■■

 

R:再度確認ですが、元データがあり、請求書のひな型がある訳ですね?

C:はい、その通りです。

R:請求書ひな形に入力した後は、それを1枚ずつプリントアウトもしているのですね?

C:はい。全部で毎月200社以上のお客様にお送りしているので、それにかなりの時間をとられています。

R:特に数字が入っていて、間違いが許されない大事な書類ですから、かなり神経もつかうでしょう。

C:そうなんですよ!一人でやるとどんなに注意を払っていても、転記間違いが起こる可能性があるので、嫌になります(苦笑)

R:そういった作業こそ、RPAで自動化すべきだと思います。

C:ちなみに、請求書のひな型に打ち込んだあと、そのファイルはどうなるのですか?そのまま破棄されるのですか?

R:破棄もできますが、1ファイルずつお客様名をつけて保存することができますので、ご安心ください。

C:いいですね。あと、その保存されるファイルは、エクセル形式ですか?

R:これもご希望に合わせれます。エクセル形式でも大丈夫ですし、PDFへの変換もできます。