RPAの事例『メッセージアプリでメール内容の共有』

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以下の文章は、「交通費精算のチェック」をRPAで自動化するにあたり、よくあるやり取りを会話形式にしてみました。
※「C」=クライアント、「R」=弊社 です。

R:最近、多くの会社でメール以外に「メッセージアプリ」を使うところ増えてきましたね。

C:「メッセージアプリ」とは?

R:具体的なところでは、LINEやSlack、チャットワークといったものです。

C:あっ、それならうちの会社も使っています。便利ですよね。

R:はい、そうなのですが、一方でメールとメッセージアプリの両方をチェックしなくてはいけないのが面倒くさいという人も増えています。

C:まあ、それは仕方がないですよね。個人的にはメッセージアプリが主で、メールは後回しという感じかな。

R:なるほど。でも、それだと緊急を要するメールが届いた時に対応が遅れたということはありませんか?

C:正直ありますね。ホームページからの問い合わせは、メールで届くのですが、これなんかは緊急を要することが多かったりします。

R:それって、社員みんなでチェックしているのではありませんか?

C:そうなのですが、時折みんなが見落とすことがあるんです。たぶん、誰かが対応するだろう…という気持ちがあるのだと思います。

R:うーん、そのうち大きな事故を引き起こしそうですね。。


■■■RPA導入にあたって■■■

R:ひとつご提案があります。

R:例えば、ホームページの問い合わせフォームからメールが届いた場合、メッセージアプリに即、到着した旨が通知されるようにするんです。

R:そして、それを見たグループのリーダーが担当を割り当てる、もしくは手が空いている人が自己申告で対応するというルールにするんです。

C:なるほど!そうすれば、メールを見過ごすこともなくなりますし、責任の所在もハッキリしますね。

C:ちなみに、これもRPAですよね?どういう仕組みなのですか?

R:はい、RPAです。仕組みとしては、RPA側でメールサーバに対して数分毎にアクセスさせ、「未読のメール」で「該当のキーワードを含むメール」がないかを確認するのです。

C:なるほど。それで、該当メールがあれば、RPAでメッセージアプリを開いて、なんらかの文章を書き込ませるという訳ですね?

R:はい、その通りです。